Description : Commercieel Administratief Medewerker. Company : Syntra AB. Location : Mechelen

Ter vervanging van een collega die intern een andere functie gaat opnemen zoeken wij een commercieel administratief medewerker (Mechelen)

Functie:

In deze uitdagende administratieve functie zorg je er samen met je team voor dat onze korte, professionele opleidingen vlekkeloos verlopen.

Administratief:

Je verzorgt de administratie van de korte, professionele opleidingen van A tot Z. Dit bevat o.a.

• Verwerking van de gegevens van onze (potentiële) cursisten in een CRM-omgeving; dit omvat o.a. het verwerken en opvolgen van het aantal inschrijvingen, annulaties, opvolgen van aanwezigheden, …
• Registratie en opvolging van de lessenreeksen in CRM; dit omvat o.a. het aanmaken van nieuwe opleidingen, registreren van lessenroosters, het opvolgen van de opstartnormen, het toewijzen van lokalen en ateliers …
• Opvolging van afspraken met de docenten en waar nodig aanpassingen doen m.b.t. tarief, tijdstip of lokaal. Je zorgt er ook voor dat al deze aanpassingen op een correcte manier gecommuniceerd worden aan docenten en cursisten.
• Uitvoering en verwerking van de omkaderende administratieve taken: afleveren van de noodzakelijke attesten aan cursisten, opvolging van de online lesomgeving, adviseren over mogelijke kortingen en registratie van gepresteerde uren bij externe organisaties…

Je bent back-up voor de administratie van ter beschikking stelling lokalen en ondersteunt je collega o.a. bij

• Het verwerken van aanvragen van potentiële klanten
• Het aanmaken van reservaties & boekingen
• Het verzorgen van alle omkadering waaronder catering, lokaalopstelling, ontvangst van de klanten
• De facturatie en administratieve afhandeling van de gemaakte boekingen

Commercieel:

Je hebt de nodige commerciële flair om samen met je team elke cursist, klant en docent de optimale beleving te bezorgen.

• Je beantwoordt de vragen die toekomstige en bestaande cursisten via mail, telefonisch of direct contact stellen.
• Je staat mee in voor het eerstelijnsonthaal van docenten; hierbij zorg je o.a. voor een goed onthaal en het wegwijs maken in de campus
• Je benadert de cursisten die een opleiding volgen op een correcte manier en zoekt met hen & onze productmanager naar de juiste commerciële oplossing bij eventuele problemen.

Profiel:

• Je bent klantvriendelijk, assertief, flexibel en commercieel ingesteld. Verder verwachten we ook ordelijkheid, correctheid en stiptheid bij de uitvoering van administratieve taken.
• Je bent zeer communicatief ingesteld, zowel mondeling en schriftelijk. Zowel naar cursisten, collega’s en docenten toe maak je er een punt van iedereen op ieder moment goed te informeren.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en houdt van zelfstandig werken.
• Je bent een kei in multitasken en kan vlot verschillende projecten tegelijk beheren.
• Je hebt oog voor detail en houdt van een stevig luik administratie in je takenpakket.
• Je werkt vlot met de PC en hebt een zeer goede kennis MS Excel. Je bent ook vertrouwd met de andere MS-Office tools en courante internettoepassingen.
• Je bent het gewoon om te werken in een CRM-applicatie (MS Dynamics).
• Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband zijn zeer belangrijk voor jou.
• Je beschikt minstens over een getuigschrift hoger onderwijs van het korte type, met minstens een eerste werkervaring.
• Je bent bereid 1 dag per week te werken van 14u15 tot 22u45 (dinsdag of woensdag) en tijdens piekperiodes ook 1 dag van 11u – 19.30u, de andere dagen werk je met de normale kantooruren. Je bent bereid om sporadisch op zaterdagvm te werken (deze mag je recupereren).

Ons aanbod:

• Een voltijds contract voor onbepaalde duur.
• Een uitdagende job in een team met een fijne, collegiale spirit.
• Een correcte verloning met diverse extralegale voordelen (groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, ...) en een royale vakantieregeling.
• Na de inwerkperiode mogelijkheid tot telewerk (1d/w).
• Campus Mechelen is gelegen in het industriepark van Mechelen Noord.
• Kwaliteiten zijn voor ons belangrijker dan leeftijd, geslacht, geaardheid, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.